منشی یکی از ساده‌ترین و در عین حال مفیدترین ماژول‌های ملی پیامک ماژول است. با استفاده از این ماژول می‌توانید مخاطبانتان را از رسیدن پیامشان به سامانه مطلع کنید و همینطور به آنان خوشامد بگویید.
در این آموزش به شما قدم به قدم آموزش خواهیم داد که از این ماژول ساده و فوق‌العاده کاربردی چگونه استفاده کنید.
منشی چیست؟
نزدیک‌ترین مثال کاربردی برای اینکه بتوانید نحوۀ کار منشی را بفهمید، پیغام‌گیر تلفن شماست که شبیه یک منشی عمل می‌کند؛ به این صورت که شما پیغام‌گیر تلفن خود را فعال می‌کنید و پیام خود را روی آن ضبط می‌کنید. در نتیجه زمانی که شما نتوانید به تلفن‌تان جواب دهید، مخاطبان شما صدای ضبط شده شما را می‌شنود و می‌توانند برای شما پیغام بگذارند و شما در فرصت مناسب به آنها پاسخ دهد.
در سامانه پیامکی ملی پیامک نیز این امکان وجود دارد. به این شکل که شما پیامی را تنظیم می کنید (مانند پیامک خوشامد گویی)، سپس به محض ارسال پیامک به سامانه شما، جوابی که شما در سامانه تنظیم کرده‌اید برای ارسال کننده پیامک فرستاده می‌شود.
دو مورد بسیار مهم کاربرد منشی:
در این قسمت موارد استفاده از منشی را به شما آموزش خواهیم داد:
برقراری تعامل مثبت میان شما و مشتریانتان
همانطور که می‌دانید تعامل یکی از مهم‌ترین اصول برای حفظ و نگهداری مشتریان است. این تعامل به شکل‌های مختلف می‌تواند بین شما و مشتری انجام شود، حضوری، تلفنی و انواع روش‌ها. یکی از بهترین روش‌ها از طریق سامانه پیامکی و به خصوص همین امکان منشی است. مشتری شما برای شما یک پیامک می‌فرستد و شما با یک پیامک پاسخ از او تشکر می‌کنید و این دقیقا آغاز یک تعامل مثبت میان شما و مشتریان است.
شما به مشتریان خود اهمیت می‌دهید
به نظرتان چه عاملی است که باعث می‌شود یک مشتری بارها و بارها از یک مکان خاص خریدهایش را انجام دهد؟ کدام عامل یک مشتری معمولی را به یک مشتری همیشگی تبدیل می‌کند؟ علاوه بر عواملی همچون کیفیت خدمات شما، پشتیبانی و سایر مواردی از این قبیل یک عامل بسیار مهم در این میان وجود دارد، احساس تعلق خاطر به یک فضا
هنگامی که شما توسط منشی با یک پیامک از مشتری خود تشکر می‌کنید، مشتری شما به کسب‌وکار شما احساس تعلق خاطر می‌کند و دقیقا همین ویژگی است که او را بارها و بارها به کسب‌وکار و فضای شما می‌کشاند.
آموزش استفاده از قابلیت منشی
برای یادگیری نحوه استفاده از منشی، ویدیوی زیر را ببینید یا در ادامه، نگاهی به خلاصۀ آنچه که در ویدیو گفته شده بیندازید.
خب برای شروع، وارد بخش ابزار ویژه سامانه بشوید و ابزار منشی را انتخاب کنید. سپس، برای ایجاد منشی بر روی گزینۀ درج منشی جدید کلیک نمایید.
پس از کلیک بر روی گزینه درج منشی جدید، یک پنجره به شکل زیر برای شما باز می‌شود. که از دو بخش تنظیمات و عملگر تشکیل شده است. در ادامه، ما تک تک بخش‌های این پنجره را به شما توضیح خواهیم داد:
بخش اول: تنظیمات
عنوان منشی: انتخاب عنوان، صرفاً جهت تفکیک منشی‌های مختلف می‌باشد که شما ایجاد می‌کنید و در نحوه عملکرد این ابزار و متن پیامک تاثیری ندارد. با اینحال، انتخاب یک عنوان مرتبط به شما کمک خواهد کرد بعدها این منشی را راحت‌تر پیدا کنید.
گیرنده: از این قسمت، یکی از شماره‌های اختصاصی پنل خود را انتخاب نمایید. این همان شماره‌ای است که مخاطب شما کد مربوطه را به آن ارسال می‌کند.
توجه داشته باشید که نمی توانید به صورت همزمان شماره گیرنده را با شماره گیرنده در ماژول های منشی هوشمند، کدخوان، تحلیلگر یکسان قرار دهید.
فرستنده: از این قسمت یکی از شماره‌های اختصاصی پنل خود را انتخاب کنید. این همان شماره‌ای است که برای کاربر شما پیامک ارسال می‌کند.
اعمال بازه زمانی: در این قسمت بازه زمانی را که می خواهید این سیستم فعال باشد را به پنل اضافه کنید. دقت داشته باشید که چنانچه این تنظیم را انجام ندهید منشی شما فعال نخواهد شد.
بخش دوم: عملگر
از این قسمت می‌توانید متن پیامکی را تنظیم کنید که می‌خواهید برای مخاطب در ازای پیام‌های ارسالی فرستاده شود را بنویسید.
در پایان دکمه ثبت را بزنید . خواهید دید رکوردی در همان صفحه ایجاد می شود مانند تصویر زیر :
در این رکورد ردیف منشی های ایجاد شده ، عنوان ، تاریخ شروع و خاتمه و حالت فعال یا منقضی شده (براساس آنچه در بازه زمانی مشخص کرده‌اید) و دو امکان برای ویرایش وحذف این رکورد برای شما قرار داده شده است.