یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین ماژول‌های ملی‌پیامک "منشی هوشمند" است. این راهنما کاربرد این ابزار و نحوۀ استفادۀ آن را به صورت کامل به شما نشان خواهد داد.
منشی هوشمند چیست ؟
منشی هوشمند ابزاری است که قرار است برای مشتریان شما پیامک‌هایی را به عنوان پاسخ درخواستشان ارسال کند. اما چگونه اینکار را انجام می‌دهد؟
تصور کنید شما یک کلینیک دندان‌پزشکی دارید و می‌خواهید مشتریان شما بتوانند از طریق سامانه پیامکی از نوبت بعدی مراجعه، هزینه‌های درمان و رزرو مطلع شوند. برای هر کدام از گزینه‌ها باید یک کد مشخص کنید مثلا "۱"، "۲" و "۳".
برای استفاده از منشی هوشمند شما به یک فایل اکسل نیاز دارید که تمام اطلاعاتی که قرار است برای مشتریان پیامک کنید، در ستون‌های متفاوت فایل اکسل وارد شوند. مثلا در همین مثال در یک ردیف به ترتیب نام و نام خانوادگی شخص/ وقت مراجعۀ بعدی هر شخص/ هزینۀ درمان او/ نحوۀ رزرو را در فایل اکسل وارد می‌کنید. حالا یک پیامک برای مشتریان خود ارسال می‌کنید که در صورت تمایل به اطلاع یافتن از نوبت بعدی، مانده حساب درمانی و اطلاع یافتن از رزورها به ترتیب کدهای "۱"، "۲" و "۳" را ارسال کنند. با ارسال کد،متناسب با هر کاربر پیامکی که شما تنظیم کرده‌اید توسط منشی هوشمند ارسال برای کاربر شما ارسال خواهد شد. مثلا در پاسخ عباس ایزدی که کد "۱" را بر ای شما ارسال کرده است، چنین پاسخی از سمت سامانه ارسال خواهد شد: "جناب آقای عباس ایزدی نوبت بعدی دندان پزشکی شما ۹ دی ماه می باشد."
برای اینکه بهتر متوجه شوید من همینجا یک توضیح مقدماتی درباره ارسال هوشمند و منشی می‌دهم که شما راحت‌تر بتوانید منشی هوشمند را درک کنید.
ارسال هوشمند: با استفاده از این ماژول شما به راحتی می‌توانید پیامک‌های شخصی برای مشتریان خود ارسال کنید. به این صورت که در یک فایل اکسل شماره موبایل ها و مشخصات مشتریان را می‌نویسید و با استفاده از این ماژول متناسب با هر شخص پیامک مخصوص به خودش را ارسال می‌کنید.
منشی: دقیقا مانند پیغام‌گیر تلفن که در صورت پاسخ ندادن، پیام ضبط‌شده‌ای را برای تماس‌گیرندگان می‌خواند، منشی در سامانه پیام کوتاه ملی‌پیامک برای تمام مشتریانی که پیامک خاصی را برای شما ارسال کرده‌اند، یک پیامک مشخص در پاسخ ارسال می‌کند. مثلا "به سامانه ما خوش آمدید"
کاربردهای منشی هوشمند
تعامل دو طرفه میان شخص مشتریان و کسب‌وکار شما برقرار می‌شود
این ماژول یک ارتباط دو طرفه و در سطح کاملا شخصی(شما با اسم و فامیل مشتریانتان را خطاب قرار دهید) میان شما و مشتریانتان ایجاد می‌کند. مثلا فرض کنید شما قبلا در سیستم پلیس + ۱۰ ثبت نام کرده‌اید و می خواهید قبض خلافی خود را استعلام کنید. با استفاده از ماژول منشی هوشمند پلیس +۱۰ برای شخص شما اطلاعات مربوط به قبض خلافی خودرو را ارسال می‌کند.
دیگر به تماس تلفنی نیازی نیست، اطلاعات را از طریق پیامک برای مشتریانتان ارسال کنید
حتما شما در کسب و کار خود دیده‌اید که کارمندان شما باید بارها و بارها به سوالات مشخص و تکراری مشتریان متعدد پاسخ دهند. مثلا تاریخ انقضای بیمۀ من چه زمانی است؟ این تماس های تلفنی مکرر شاید در نکاه سطحی آنقدرها مهم نباشند. اما اگر در بلند مدت بررسی کنید خواهید چه حجم از زمان و انرژی کارمندان شما صرف چنین جزئیاتی می‌شوند. با استفاده از این ماژول در تمام این زمان‌ها می‌توانید صرفه جویی کنید و اطلاعاتی ازاین قبیل را از طریق یک پیامک برای مشتریان خود ارسال کنید و هم در زمان خودتان و هم مشتریانتان صرفه جویی می‌کنید.
تاریخ انقضای بیمۀ مشتریانتان و تمام چیزهایی از این قبیل را برای آنها ارسال کنید
شما با استفاده از تنظیمات ماژول منشی هوشمند به سادگی اطلاعاتی از قبیل موارد زیر را می‌توانید برای مشتریان خود ارسال کنید:
- ارسال کد اصالت محصول
- ارسال کارت گارانتی محصول
- تاریخ انقضای گارانتی محصولات
- تاریخ انقضای بیمه
آموزش استفاده از ماژول منشی هوشمند
برای آشنایی با نحوۀ استفاده از این ابزار کافی است قدم به قدم با آموزش ما همراه شوید:
مرحله اول
کافیست برای شروع روی نوار سبز رنگ گزینۀ ابزار ویژه را انتخاب کنید و بر روی منشی هوشمند کلیک کنید. سپس بر روی درج منشی هوشمند جدید کلیک کنید.
پس از آن در پنجره‌ای که باز می‌شود باید فال اکسل نمونه را دانلود کنید و لیست مخاطبان خود را به همراه تمام مشخصاتی از آنها نیاز دارید را در این اکسل وارد کنید. با دانلود فایل نمونه یک فایل اکسل به شکل زیر برای شما باز می‌شود.
در این فایل اکسل دقت داشته باشید که در ستون A یا ستون کلیدواژه باید مقادیر و کلیدواژه‌هایی که مخاطبین به شما ارسال می کنند را بنویسید.
می‌توانید عنوان ستون‌ها را تغییر دهید و هر اطلاعاتی که می‌خواهید برای مشتریان خود پیامک کنید را در این قسمت وارد کنید.
پس از آماده سازی فایل آنرا ذخیره کرده و در قسمت choose file ایمپورت کنید. با کلیک بر روی مرحلۀ بعد صفحه‌ای به شکل زیر برای شما باز خواهد شد.
۱- 
عنوان: از این قسمت می‌توانید یک عنوان مناسب برای منشی هوشمند خود انتخاب کنید. دقت کنید که این عنوان در متن پیامک شما هیچ تاثیری ندارد و صرفا برای دسته‌بندی منشی‌های هوشمند متفاوت شما استفاده می‌شود. انتخاب یک عنوان مناسب بعدا در پیدا کردن منشی شما به شما کمک خواهد کرد.
۲-تاریخ: اگر قصد دارید فقط مدت زمانی مشخص منشی هوشمند فعال باشد، از این قسمت می‌توانید تاریخ شروع و پایان این ماژول را انتخاب کنید. در صورتی که این تنظیم را تغییر ندهید ماژول همیشه برای شما فعال خواهد بود.
۳- انتخاب خط: از این قسمت می‌توانید انتخاب کنید که این ماژول روی کدام یک از خطوط شما فعال باشد. حتما دقت باشید که باید یک خط اختصاصی را برای این منظور استفاده کنید و منشی هوشمند برای خطوط عمومی فعال نمی‌شود.
۴- ستون‌های موجود در فایل اکسل: این قسمت دقیقا شامل ستون‌هایی است که شما در فایل اکسل خود وارد کرده‌اید. با کلیک روی هر کدام از این آیتم‌ها معادلی که در فایل اکسل وارد کرده بودید در متن پیامک وارد می‌شود.
۵- متن پیامک: این قسمت را باید با توجه به ستون‌های فایل اکسل خود و سایر چیزهای دیگری که به متن پیامک شما اضافه می‌شود، پر کنید. مثلا تصور کنید می‌خواهید چنین پیامکی برای مشتری خود ارسال کنید: "آقای ... از اعتبار شما ۱۰۰ تومان باقی مانده است."
با توجه به فایل اکسلی که وارد کردید، باید ابتدا روی کلمه پیشوند کلیک کنید تا عبارت #۲# در متن پیامک شما ظاهر شود. در فایل اکسل شما این کلمه دقیقا معادل کلمۀ "آقا" در متن پیامک مشتری شما ظاهر می‌شود. سپس به ترتیب با کلیک بر روی نام و اعتبار کلمات آقای مهدی امامی ۱۰۰ در متن پیامک شما ایجاد می‌شود. بقیه پیامک شما شامل "از اعتبار شما باقی مانده است" را باید به بقیۀ قسمت‌های قبلی اضافه شوند. در نهایت پیامک شما با استفاده از فایل اکسل و ادامه پیامک شما کامل می‌شوند.
در نهایت بر روی کلمۀ ثبت کلیک کنید. این رکورد در قسمت ماژول "منشی هوشمند" برای شما ایجاد می‌شود و شما می‌توانید آنرا حذف یا ویرایش کنید.
