تا به حال دقت کردید که از هفت، هشت سال پیش تا به‌حال چقدر فضا و روند انجام کارهای اداری تغییر کرده، تقریباً سرعت بیشتر و روند اتوماتیکی گرفته است؟
بر خلاف گذشته این روزها دیگر نیازی به کاغذبازی ندارید و به صورت الکترونیک با ارسال ایمیل یا پیامک خیلی بهتر می‌توانید کار مراجعه‌کننده و پرسنل را راه بیندازید. همین تغییرات، بهانه‌ای شد تا بخواهیم کمی دربارۀ اتوماسیون اداری و ویژگی‌هایش صحبت کنیم و در قسمت دوم مقاله سراغ ارسال پیامک از طریق اتوماسیون اداری برویم. پس با ما همراه باشید تا به تمام سوال‌های شما در این حوزه پاسخ دهیم.
اتوماسیون اداری چیست؟
بیایید قبل از شروع بحث ارسال پیامک از طریق اتوماسیون اداری کمی با این سیستم آشنا بشویم و بعد سراغ ارسال پیام کوتاه برویم. اتوماسیون اداری در واقع فرآیند مشاهده داده‌ها بدون مداخله انسانی و هر گونه خطاست. شرکت‌ها و ارگان‌ها از اتوماسیون اداری برای جمع‌آوری اطلاعات سازمان، ذخیره، تحلیل و آنالیز 
و در نهایت اشتراک داده‌ها استفاده می‌کنند تا بخشی از وظایف روزمره و فرآیندهای کاری دفتر انجام شود.
اتوماسیون با تاثیر جدی تکنولوژی در روند انجام کارهای اداری شروع شد، به عنوان مثال با جایگزینی ایمیل به جای نامه‌های اداری، استفاده از نرم افزارهای حسابداری به جای محاسبه دستی و ده‌ها مورد دیگر، برای دسته‌بندی اطلاعات هر سازمان به مرور مفهومی به نام اتوماسیون اداری شکل گرفت. اما خیلی ساده و سریع ببینیم که این سیستم چطور کار می‌کند؟!
روند سیستم اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات و داده‌ها را بدون مداخله انسان، از یک سیستم به سیستم دیگر انتقال می‌دهد، برای جمع‌آوری، مدیریت، تجزیه و تحلیل فرآیندهای کاری مناسب است و در نهایت امور اداری را بهینه می‌کند.
در عصر دیجیتال امروزی، سیستم‌های اتوماسیون اداری حجم کار را کمتر و البته روند کار را ساده‌تر و آسان می‌کند. بازیابی اطلاعات را سریع‌تر می‌شود و علاوه‌بر این مزایای زیر را برای امور اداری و شرکتی همراه دارد:
- کاهش کارهای دستی و زمان‌بر که ممکن است همراه خطا باشد
- کاهش زمان پردازش و فرایند کارها
- ایجاد فرصت‌ها و دید بهتر برای تصمیم‌گیری بهتر برای کسب‌وکار
- به فضای کمی برای ذخیره داده و اطلاعات نیاز دارد
- ذخیره‌سازی و بازیابی داده‌ها را ساده می‌کند
- اطلاعات را فوراً بازیابی می‌کند
- به چندین نفر امکان دسترسی به داده‌ها را می‌دهد
- احتمال خطا را کاهش می‌دهد
ویژگی‌های سیستم اتوماسیون اداری
بعد از آشنایی با مزایا، می‌خواهیم درباره ویژگی‌های اتوماسیون اداری صحبت کنیم که اولین مورد کاربری آسان است.
سازگاری با موبایل
اتوماسیون اداری خیلی هم نیاز به سیستم ندارد و با موبایل هم قابل دسترسیست. نیروهای دور کار هم می‌توانند در صورت عدم حضور از شرکت، به راحتی به سیستم اتوماسیون دسترسی داشته باشند.
هماهنگ با سایر نرم افزارها
نرم افزارهای اتوماسیون با دیگر برنامه‌ها هم سازگار است. شما می‌توانید برنامه‌های مختلف CRM، نرم افزارهای حسابداری، اپ‌های بازاریابی و … را با اتوماسیون اداری محل کارتان هماهنگ کنید و در صورت استفاده از چندین برنامه همزمان، نگران انتقال داده‌ها و حفظ امنیت اطلاعتتان نباشید.
گزارش و تحلیل
همانطور که گفتم این برنامه با توجه به اطلاعات و داده‌هایی که دارد، می‌تواند به سرعت بر اساس ورودی‌هایش تحلیل و آنالیز انجام دهد و در نهایت به تصمیم‌گیری در کسب‌وکارتان کمک کند.
معمولاً سروکله زدن با دیگر نرم‌افزارها وقت‌گیر است و کار کردن با آن‌ها خیلی هم آسان نیست، ولی سیستم اتوماسیون اداری هم در شرکت‌های مختلف استفاده می‌شود و هم محیط کاربری ساده‌ای دارد.
حالا که با این ویژگی‌ها و مزایا آشنا شدید، بیایید به سراغ بحث اصلی یعنی ارسال پیامک از طریق اتوماسیون اداری برویم و البته قبل از آن با سامانه ارسال پیام کوتاه آشنا شویم.
پنل پیامکی چیست؟
پنل پیامکی نرم‌افزار آنلاین و هوشمند برای ارسال و دریافت پیام کوتاه است که امکان ارسال پیامک از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری را برای شرکت یا سازکان شما فراهم می‌کند. همچنین این سامانه قابلیت اتصال به سایت و پشتیبانی از وب‌سرویس پیامکی را هم دارد.
در ادامه کمی بیشتر درباره ویژگی‌های ارسال پیامک از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری صحبت میکنیم اما پیش از آن باید بدانیم که این اطلاعات بر سیستم سامانه ملی پیامک است و شما بعد از خواندن این مقاله با ثبت‌نام در صفحه اصلی سایت ملی پیامک می‌توانید در مدت زمان کمتر از یک ساعت، سامانه پیام کوتاهتان را فعال کنید.
ارسال پیامک از طریق اتوماسیون اداری
برای اطلاع‌رسانی‌های وب‌سایت و اتوماسیون‌های تحت وب پیشنهاد می‌کنم از وب‌سرویس پیامکی استفاده کنید. با این سرویس پیام کوتاه به راحتی می‌توانید پنل ارسال اس ام اس را به نرم‌افزار اتوماسیون وصل کنید تا اطلاعات و داده‌های مشخص برای کاربران، پرسنل و مدیران ارسال شود.
با استفاده از وب‌سرویس پیام کوتاه، API ملی پیامک و نمونه کدهای آن که برای بیش از ۱۴ زبان برنامه نویسی آماده شده، دیگر مشکلی برای اتصال سایت و برنامه ندارید و هر زمان که خواستید، می‌توانید پیامک‌های هدفمند و اصولی ارسال کنید. این نکته را حتما به خاطر بسپارید که قابلیت‌های سامانه پیامکی، امکان یک رابطه موثر دو طرفه را بین شما و کاربران ایجاد می‌کنند.
مزایای وب سرویس ملی پیامک
وب سرویس ملی پیامک امکانات بسیار زیادی را در اختیارتان می‌گذارد که از ساده‌ترین آن یعنی ارسال پیامک تا مدیریت کاربران را می‌توانید با استفاده از نمونه کدهای موجود انجام دهید. از دیگر مزایای این سرویس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعرفه پایین ارسال اس ام اس
- بازگشت هزینۀ پیامک‌های ارسال نشده
- پشتیبانی همه روزه، حتی روزهای تعطیل و آخر هفته
- ایجاد وب سرویس درخواستی
- تائید حساب کاربری
روش‌های اتصال وب‌سرویس پیامکی
برای اتصال به وب سرویس پیامکی از دو روش وب‌سرویس REST و وب‌سرویس SOAP می‌توانید استفاده کنید که به اختصار برایتان توضیح دادم:
وب‌سرویس REST نوعی اتصال یا پیاده‌سازی وب‌سرویس است که برای ارائه APIها و سرویس‌های عمومی در بستر اینترنت استفاده می‌شود. این اتصال با استفاده از فرآیند HTTP انجام می‌شود.
وب‌سرویس SOAP هم نوعی فرایند انتقال پیام است که به برنامه‌های در حال اجرا روی سیستم جدا از هم، اجازه می‌دهد که در تعامل باشند و پیام مبادله کنند.
جمع‌بندی
تا اینجا با سیستم اتوماسیون اداری، ویژگی‌ها و مزایایش آشنا شدیم و بعد به قسمت دوم مقاله یعنی ارسال پیامک از طریق اتوماسیون اداری رسیدیم و این فرایند را بر اساس سیستم ملی پیامک معرفی کردیم.
با توجه به رشد روزافزون تکنولوژی و نیاز همیشگی و دائم کاربران به اینترنت، همراهی با روش‌های جدید شما را چند قدم از رقبایتان جلوتر می‌برد تا هم سیستم اداری را بهتر مدیریت کنید و هم تحلیل بهتری از داده‌های درون سازمان داشته باشید.
سامانه ملی پیامک هم که در قسمت دوم مقاله برای ارائه خدمات اس ام اسی معرفی شد، با بیش از ده سال تجربه در زمینۀ پنل‌های پیامکی و با پشتیبانی فعال این قابلیت را به شما می‌دهد تا به بهترین شکل کسب‌وکارتان را مدیریت و تبلیغ کنید. برای دریافت فوری پنل همانطور که گفتم، می‌توانید در صفحه اصلی سایت ثبت‌نام کنید یا با 02163404 تماس بگیرید.
