یکی از اصلی‌ترین و ضروری‌ترین نیازهای بشر برقراری ارتباط است. درگذشته که انسان‌ها به اینترنت و تکنولوژی دسترسی نداشتند و روشی برای ارتباطات اجتماعی نبود، انسان از نامه‌رسان و بعدها از تلگراف استفاده کرد. روش بعدی ارتباط افراد با یکدیگر از طریق کابل‌های مسی بود، تا اینکه در عصر جدید با پیدایش اینترنت و گسترش آن در جهان مردم به‌راحتی در هر نقطه‌ای از دنیا یکدیگر را پیدا کردند و شکل ارتباطات به کل عوض شد!
امروزه با پیشرفت تکنولوژی، دستگاه‌های سانترال و ویپ روی کار آمدند که برای شرکت‌ها و کسب‌وکارهایی که به دنبال ارتباطی راحت بین کارمندان و مشتریان خود هستند، گزینه مناسبی هستند. برای همین ما می‌خواهیم در این مطلب سانترال و ویپ را معرفی کنیم و دربارۀ نحوۀ عملکرد آن‌ها صحبت کنیم. اگر صاحب کسب‌وکاری هستید که شاید نیاز به این سیستم ارتباطی داشته باشید، با ما همراه شوید.
سانترال چیست؟
سانترال نوعی سخت‌افزار برای برقراری ارتباط است و در اصل یک مرکز مخابراتی هوشمند به‌حساب می‌آید که مجموعه‌ای از خطوط شهری را پشتیبانی و به خطوط داخلی تبدیل می‌کند.
چون شرکت مخابرات در واگذاری خطوط تلفن محدودیت دارد و خرید چندین خط تلفن هزینه‌های خودش را دارد، بسیاری از شرکت‌ها و ادارات ترجیح می‌دهند از دستگاه سانترال استفاده کنند. دستگاه‌های سانترال تا امروز پیشرفت زیادی داشتند و امکانات بی‌نظیری را در اختیار کسب‌وکارها قرار دادند که در بهبود ارتباطات کارمندان و مشتریان مؤثر بوده است.
انواع سانترال
این دستگاه‌ها با توجه به نوع کاربرد به چند دستۀ کم‌ظرفیت، پرظرفیت و مدل‌های تحت شبکه تقسیم می‌شوند که با توجه به نوع نیاز هر شرکت و سازمان در بازار موجود هستند.
سانترال کم‌ظرفیت حداکثر از ۸ خط شهری پشتیبانی می‌کند و نوع پرظرفیت و تحت شبکۀ آن با کارت‌های افزایشی، تعداد خط بیشتری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. اما سانترال چگونه کار می‌کند؟
عملکرد سانترال
شاید بپرسید عملکرد این دستگاه چگونه است؟ بیایید خیلی ساده توضیح دهم که سیستم سانترال تعداد خطوط تلفن شهری را در یک پورت ورودی به تعداد بیشتری از خطوط تلفن داخلی در یک پورت خروجی تبدیل می‌کند. سانترال‌ها با توجه به نوع تنظیمات، می‌توانند یک خط شهری را به تعداد زیادی خط داخلی تبدیل کنند که برنامه‌ریزی آن توسط کامپیوتر انجام می‌شود، یعنی شرکت‌ها با خرید یک خط تلفن و با استفاده از این دستگاه می‌توانند خطوط داخلی زیادی در محل کارشان داشته باشند.
اینکه هر شرکت برای هر نفر یک خط تلفن اختصاص دهد، علاوه‌بر هزینۀ زیاد موجب اتلاف وقت هم می‌شود. سانترال به‌نوعی این مشکل را برطرف کرده است و مانند مرکز مخابراتی عمل می‌کند تا سازمان‌ها با استفاده از آن بتوانند خطوط داخلی خود را مدیریت کنند.
حالا که با مفهوم سانترال آشنا شدید، قبل از آنکه سراغ مفهوم یعدی یعنی ویپ برویم، باید دربارۀ مزیت‌های سانترال هم بخوانیم.
مزایای استفاده از سانترال در شرکت‌ها و سازمان‌ها
سانترال علاوه بر مدیریت خطوط تلفن و کاهش هزینه‌ها مزایای دیگری هم دارد که از مهم‌ترین آن‌ها باید به موارد زیر اشاره کرد:
- راحتی در ایجاد برقراری ارتباط
- کاهش هزینه‌ها
- استفاده از تماس صوتی یا تصویری
- اپراتور خودکار یا تلفن گویا
- کلیه ارتباطات و مکالمات چندین شرکت را در یک مجموعه ضبط می‌کند تا بتوانند به‌طور رایگان باهم صحبت کنند
- پاسخ‌گویی سریع به مشتریان
- وصل کردن تماس‌ها به خطوط مختلف
- تماس تصویری بدون هزینه
بعد از مزایای استفاده از سانترال برای هر شرکت، باید کمی هم درباره ویپ صحبت کنیم تا بیشتر با تفاوت سانترال و ویپ آشنا شویم.
ویپ چیست؟
ویپ یا «Voice Over Internet Protocol» که با نام‌های تلفن IP، تلفن اینترنتی، تلفن پهن‌باند، صدای پهن‌باند و صدا روی پهن‌باند هم شناخته می‌شود، ارتباطات را به صورت چشمگیر افزایش داده است. اما تکنلوژی ویپ دقیقاً چیست؟
ویپ (VoIP) فناوری انتقال صدا و فایل‌های چندرسانه‌ای روی بستر شبکه‌های اینترنتی است که امکان برقراری تماس‌های تلفنی را روی شبکه IP فراهم می‌کند.
سیستم ویپ این امکان را به کاربر می‌دهد که جای استفاده از خط معمولی، از طریق اتصال به اینترنت تماس تلفنی برقرار کند، یعنی خدمات تلفنی را از طریق اینترنت ارائه می‌دهد. شاید تابه‌حال با پشتیبانی برخی سایت‌های اینترنتی تماس گرفته باشید. معمولاً این سایت‌ها به جای شماره تلفن یک آیکون تلفن هم دارد که اگر روی آن کلیک کنید از طریق اینترنت هم به پشتیبان وصل می‌شوید و می‌توانید با او صحبت کنید. سایت‌های VFS که شرکت‌های واسطه ویزای شنگن هستند، علاوه بر تلفن و ایمیل از این طریق هم با کاربران ارتباط دارند.
ویپ به دو صورت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری برای کاربران در دسترس است. حالت سخت‌افزاری ویپ روی یک دستگاه با برندهای تجاری و با امنیت بالا استفاده می‌شود، اما اگر از حالت نرم‌افزار استفاده می‌کنید باید آن را روی سرور جداگانه‌ای نصب کنید تا امنیتش بررسی شود.
جالب است بدانید تمام مکالمات تلفنی در بستر اینترنت، توسط ویپ امکان‌پذیر است. مثلاً در برقراری تماس با استفاده از اپلیکیشن های پیام‌رسان موبایل، ما از ویپ استفاده میکنیم. تبدیل صوت و صدای انسان از آنالوگ به دیجیتال توسط ویپ انجام می‌شود. با توجه به اینکه صدا از طریق شبکه IP به بسته‌های دیتا تبدیل می‌شود بنابراین ابتدا باید سیگنال صدا به دیجیتال تبدیل شود که سیستم ویپ این کار را انجام می‌دهد. در ادامه مطلب نحوه عملکرد ویپ را برای شما عزیزان توضیح می‌دهیم.
عملکرد ویپ
نحوه عملکرد سیستم Voip به این صورت است که صدا را به سیگنال‌های دیجیتال تبدیل می‌کند و سپس سیگنال‌ها به‌صورت بسته داده از طریق اینترنت به سرویس‌دهنده ویپ ارسال می‌شود. در مرحله بعدی این داده‌ها دوباره به سیگنال آنالوگ قابل‌استفاده برای تلفن‌های معمولی تبدیل می‌شوند و به این شبکه‌ها ارسال می‌شوند تا به دست افرادی که قصد تماس با آن‌ها را دارید برسند. در حقیقت کاری که سیستم ویپ انجام می‌دهد این است که با اینترنت، امکان تماس تلفنی را برقرار می‌کند.
مزایای ویپ چیست؟
استفاده از سیستم ویپ در کسب‌وکارها، مزایای زیادی دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره میکنیم:
- بدون نیاز به کابل‌کشی مجزا
- صرفه‌جویی در هزینه‌های تماس
- کیفیت صدای بسیار واضح در تلفن‌های ویپ
- ارتباط رایگان بین دفاتر شما
- امکان برقراری کنفرانس تصویری
- امکان ذخیره مکالمات
- منشی تلفنی
- صف انتظار
- قابلیت ارسال فکس
- ارزان بودن تماس‌های راه دور
- توسعه‌پذیری آسان (افزودن خط داخلی به هر تعداد که بخواهید)
مزایای سانترال و ویپ نسبت به یکدیگر
اما سانترال و ویپ چه مزایایی نسبت به یکدیگر دارند و اگر بخواهید از آن‌ها استفاده کنید، بهتر است کدام را انتخاب کنید؟ ما به این سوال مهم شما پاسخ می‌دهیم.
راه‌اندازی ویپ ساده و آسان است
اولین تفاوت سانترال و ویپ در نصب و راه‌اندازی آن است. برای سانترال شما باید از نرم‌افزار یا با کدهای مخصوص برای برقراری تماس استفاده کنید ولی دستگاه‌های ویپ چون بر پایه اینترنت هستند می‌توانید به‌راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشید. از طرفی در ویپ می‌توانید تغییرات دلخواهتان را اعمال کنید، برای همین راه‌اندازی ویپ در سازمان به مراتب آسان‌تر و سریع‌تر از سانترال است.
بدون سیم‌کشی مجزا
یکی از بهترین مزیت‌های سیستم ویپ نسبت به سانترال عدم نیاز به سیم‌کشی جداگانه است. ازآنجایی‌که دستگاه‌های ویپ از اینترنت برای برقراری ارتباطات استفاده می‌کنند، برای استفاده از آن‌ها به کابل و یا سیم‌کشی نیاز ندارید.
امکان ضبط و گزارش‌گیری مکالمات
مزیت مهم دیگر سیستم ویپ، این است که تمامی مکالمات ضبط می‌شود و سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند تمام تماس‌های خود را به‌راحتی مدیریت کنند.
حتما تابه‌حال در تماس با شرکت‌های مختلف متوجه شدید که تلفن گویا قبل از وصل شدن اعلام می‌کند که برای سرویس‌دهی بهتر تمام تماس‌های تلفنی ضبط می‌شود. همین مورد در صورتیکه کارتان در سازمان یا اداره‌ای هنوز نیاز به پیگیری داشته باشد، بسیار کارساز است
ارتقاء کیفیت خدمات به مشتری
سیستم ویپ چون از IP استفاده می‌کند به‌راحتی با دیگر نرم‌افزارها ارتباط دارد و این مزیت باعث می‌شود تا ارائۀ خدمات به مشتریان باکیفیت‌تر انجام شود و مشتری رضایت کافی داشته باشد.
پشتیبانی IVR
مزیت دیگر سیستم ویپ نسبت به سانترال این است که برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از بخش‌هایی مثل بخش مالی، بخش آموزشی و…تشکیل‌شده‌اند یک منوی صوتی ایجاد می‌کند که مشتری می‌تواند با هر بخش که می‌خواهد به‌راحتی ارتباط برقرار کند.
این مورد را هم حتما در تماس با شرکت‌ها و ارگان‌های مختلف شنیدید. بعد از تماس منوی شمارۀ بخش‌های مختلف برایتان خوانده می‌شود تا به‌راحتی بتوانید با هر قسمت از مجموعه که می‌خواهید، صحبت کنید.
کاهش هزینه‌های تماس
یکی از مهم‌ترین دلایلی که سازمان‌ها ترجیح می‌دهند از سیستم ویپ استفاده کنند، کاهش هزینه‌های تماس است. با ویپ فقط کافیست تا هزینه اینترنت بدهید و نیازی به پرداخت مبالغ دیگر نیست. از طرف دیگر در صورت اشغال بودن خط، سیستم ویپ این امکان را به مشتری می‌دهد تا در صورت اشغال بودن خطوط در صف انتظار بماند و مدت زمان پشت خط ماندن هم به او اعلام شود.
بدون محدودیت
یکی از بهترین و مهم‌ترین مزایای ویپ این است که اگر از دستگاه سانترال استفاده کنید، باید برای کارایی بهتر اجزای سیستم از همان برند سانترال استفاده کنید. جالب است بدانید که سیستم ویپ هیچ محدودیتی برای انتخاب برند ندارد و شما می‌توانید از هر برندی استفاده کنید زیرا این کار هیچ اختلالی در کار شما به وجود نمی‌آورد.
بالاخره استفاده از سانترال یا ویپ؟
ما خیلی هم نمی‌توانیم بگوییم کدام سیستم برایتان بهتر است، زیرا استفاده از سانترال یا ویپ به سازمان و شرکت شما بستگی دارد. مثلاً اگر کسبوکار کوچکی دارید، سانترال گزینۀ مناسبی است، اما اگر کسب‌وکارتان بزرگ و دارای چندین شعبه است باید برای بهبود ارتباطات و ارائه خدمات بهتر به مشتریان از ویپ استفاده کنید. لزوم استفاده از ویپ را زمانی بیشتر متوجه می‌شوید که کارتان بر پایۀ تماس‌های تلفنی متعدد باشد.
اگر به دنبال مدیریت حرفه‌ای و کنترل تلفنی کسبوکار خود هستید، بهتر است در خصوص انتخاب سانترال و ویپ حسابی تحقیق کنید و همان چیزی را انتخاب کنید که به نفعتان است. اگر هم از یکی از این دو سیستم استفاده می‌کنید، خوشحال می‌شویم نظرتان را در این‌باره برای ملی پیامک و مخاطبان ما بنویسید.
