منشی پیامکی: راهنمای کامل برای پاسخ خودکار پیامک

ارتباطات سریع و مؤثر با مشتریان یکی از کلیدی‌ترین عوامل موفقیت کسب‌وکارها است. منشی پیامکی به عنوان یک ابزار قدرتمند، به شما کمک می‌کند تا به صورت خودکار به پیام‌های دریافتی پاسخ دهید و تعاملات خود با مشتریان را بهبود بخشید. در این مقاله، به بررسی کامل پاسخگوی خودکار پیامک، مزایای آن، نحوۀ راه‌اندازی و کاربردهای آن در کسب‌وکارها می‌پردازیم.

منشی پیامکی چیست؟

منشی پیامکی یا پاسخگوی خودکار پیامک، یک سیستم خودکار است که به محض دریافت پیامک از سوی مخاطب، یک پاسخ از پیش تعیین‌شده را ارسال می‌کند. این سیستم دقیقاً مانند یک پیغام‌گیر تلفن عمل می‌کند، با این تفاوت که به جای تماس‌های صوتی، پیام‌های متنی را مدیریت می‌کند.

برای مثال، ممکن است کسب‌وکاری که از سیستم پاسخگوی خودکار پیامکی استفاده می‌کند، پیام زیر را به عنوان پیامک خوش‌آمدگویی برای مشتریان یا مراجعه‌کنندگان خود ارسال کند:

در صورتی که هر یک از مراجعین، پیامکی را در پاسخ به این پیام ارسال کند، چنین پیامی را دریافت می‌کند:

تفاوت منشی پیامکی با سایر ابزارهای پاسخگویی

منشی پیامکی با سایر ابزارهای پاسخگویی مانند چت‌بات‌ها یا سیستم‌های پاسخگویی تلفنی متفاوت است. در حالی که چت‌بات‌ها پاسخ‌های متفاوتی بر اساس محتوای پیام ارسال می‌کنند، منشی پیامکی بدون توجه به پیامک دریافت‌شده، تنها یک پاسخ ثابت و از پیش تعیین‌شده را ارسال می‌کند. این ویژگی باعث می‌شود که این ابزار پاسخگوی خودکار پیامکی ساده‌تر و سریع‌تر عمل کند، اما در عین حال انعطاف کمتری داشته باشد.

در صورتی که می‌خواهید بر اساس پیام‌های دریافتی، پیامک‌های متفاوتی را در پاسخ به صورت خودکار برای مخاطبان خود ارسال کنید، از منشی هوشمند استفاده کنید تا یک پاسخگوی هوشمند پیامک داشته باشید.

چگونه منشی پیامکی را راه‌اندازی کنیم؟

برای استفاده از ابزار پاسخگوی خودکار پیامک، به یک پنل اس ام اس اقتصادی، شرکتی یا تجاری احتیاج دارید و ارسال پاسخ خودکار بر اساس پیام دریافتی با استفاده از پنل اس ام اس پایه امکان‌پذیر نیست.

برای اطلاع از روش پاسخگویی خودکار و راه‌اندازی منشی پیامکی، این ویدیو را تماشا کنید:

مراحل استفاده از منشی پیامکی در پنل اس ام اس

پس از خرید پنل اس ام اس، وارد پنل خود شوید و از منوی «ابزار ویژه» گزینۀ «منشی» را انتخاب کنید.

تصویر 1: مراحل استفاده از منشی پیامکی برای پاسخگویی خودکار با پنل اس ام اس

در بخش منشی، روی گزینۀ «درج منشی جدید» کلیک کنید.

تصویر 2: مراحل استفاده از منشی پیامکی برای پاسخگویی خودکار با پنل اس ام اس

سپس تنظیمات مورد نظر خود را در این صفحه تعیین کنید.

تصویر 3: تنظیمات استفاده از منشی پیامکی برای پاسخگویی خودکار به پیامک‌ها با پنل اس ام اس

1. عنوانی را برای پاسخگوی خودکار پیامک انتخاب کنید. این عنوان برای گیرندگان پیامک قابل‌مشاهده نیست.
2. منظور از گیرنده، شماره‌ای‌ست که مشتریان باید برای دریافت پیامک منشی، پیامی را به آن ارسال کنند. شمارۀ مورد نظر خود را در این بخش انتخاب کنید. فراموش نکنید که این خط باید حتماً خط اختصاصی باشد.
3. شمارۀ فرستنده، همان شمارۀ منشی پیامکی‌ست و پیامک منشی از طریق این شماره برای مشتریان ارسال می‌شود.
4. اگر مایلید پاسخگویی خودکار از طریق منشی همیشه فعال باشد، گزینۀ «اعمال بازۀ زمانی» را علامت نزنید. اما در صورتی که مایل به ایجاد محدودیت در زمان فعالیت منشی هستید، در این بخش، ابتدا گزینۀ «اعمال بازۀ زمانی» را فعال کنید.
5. سپس، تاریخ و ساعتی که برای فعالیت منشی در نظر دارید را تعیین کنید. در بازۀ زمانی تعیین‌شده، ارسال پیامک خودکار از سمت منشی فعال خواهد بود.
6. متن مورد نظر خود را وارد کنید. این متن در پاسخ به مخاطبان ارسال می‌شود.
7. در صورت تأیید تمام جزئیات، روی «ثبت» کلیک کنید.

بعد از انجام تنظیمات، پاسخگویی خودکار به پیامک‌های شما فعال می‌شود. زمانی که مشتریان پیامکی را برای شماره‌ای که به عنوان «گیرنده» تعیین کرده‌اید ارسال کنند، متن تعیین‌شده به صورت خودکار برای آن‌ها ارسال می‌شود.

حذف یا ویرایش تنظیمات رکورد منشی پیامکی

بعد از ثبت رکورد منشی، می‌توانید از طریق آیکن‌های حذف یا ویرایش، رکورد ثبت شده را کاملاً حذف کنید یا آن را غیرفعال کنید.

تصویر 4: حذف یا ویرایش منشی پیامکی یا پاسخگوی خودکار پنل اس ام اس

از طریق آیکن ویرایش، در بخش «وضعیت» می‌توانید منشی پیامکی را غیرفعال کنید.

تصویر 5: غیرفعال کردن منشی پیامکی یا پاسخگوی خودکار پنل اس ام اس

مزایای استفاده از منشی پیامکی

چرا به سراغ پاسخ خودکار پیامک با استفاده از منشی پیامکی برویم؟

1. بهبود ارتباط با مشتریان

منشی پاسخگوی خودکار پیامک‌ها، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به صورت فوری و خودکار، پاسخ پیام مشتریان را ارسال کنند. هر کسب‌وکاری از سوالات رایج مشتریان خود مطلع است و می‌تواند با استفاده از منشی پیامکی، پاسخی برای سوالات رایج تنظیم کرده و به صورت خودکار برای مشتریان ارسال کند.

حتماً بخوانید: باشگاه مشتریان چیست؟ + راهنمای افزایش وفاداری

2. صرفه‌جویی در زمان و هزینه

با خودکار سازی ارسال پاسخ‌ها، منشی پیامکی نیاز به نیروی انسانی برای پاسخگویی به پیام‌های تکراری را از بین می‌برد و باعث صرفه‌جویی در هزینه و زمان نیروها می‌شود. در واقع به جای استخدام نیرو برای پاسخ به سوالات مشتریان، می‌توان از این ابزار هوشمند برای پاسخگویی به مشتریان استفاده کرد.

3. افزایش بهره‌وری تیم

با استفاده از منشی پیامکی، تیم‌های شما می‌توانند به جای پاسخگویی به پیام‌های ساده، روی کارهای مهم‌تر و استراتژیک تمرکز کنند.

4. ارائۀ خدمات پشتیبانی بهتر

استفاده از منشی پاسخگوی خودکار پیامکی، به شما کمک می‌کند تا با پاسخ به سوالات رایج افراد، تیم پشتیبانی را بر حل چالش‌های احتمالی متمرکز کنید و با سرعت بیشتری به مشکلات رسیدگی کنید.

5. دسترسی ۲۴ ساعته

منشی پیامکی به صورت ۲۴ ساعته و در تمام روزهای هفته فعال است و به مشتریان این امکان را می‌دهد تا حتی خارج از ساعت کاری پاسخ دریافت کنند. مثلاً، اگر مشتری حتی خارج از ساعات و روزهای کاری پیامی ارسال کند، سیستم پاسخگوی پیامکی می‌تواند بلافاصله پاسخ خودکار را ارسال کند و تجربۀ مشتری را بهبود بخشد.

6. فعال‌سازی و غیرفعال‌سازی آسان

کسب‌وکارها می‌توانند به راحتی منشی پیامکی را فعال یا غیرفعال کنند. این قابلیت به آن‌ها امکان می‌دهد در مواقع ضروری، مانند تعطیلات یا رویدادهای خاص، پاسخگویی خودکار را متوقف کنند. به عنوان مثال، یک رستوران می‌تواند در روز تعطیل، منشی را غیرفعال کند تا مشتریان انتظار پاسخ نداشته باشند.

7. استفاده همزمان از چند منشی پیامکی

اگر کسب‌وکارها چند خط پیامکی مجزا داشته باشند، می‌توانند به طور همزمان از چند پاسخگوی خودکار پیامکی استفاده کنند. هر خط می‌تواند پاسخ متفاوتی به پیام‌های دریافتی بدهد. مثلاً، یک شرکت می‌تواند از یک خط برای پاسخ به سوالات عمومی (مانند ساعت کاری) و از خط دیگر برای اطلاع‌رسانی درباره تخفیف‌ها استفاده کند.

8. کاهش حجم تماس‌های تکراری

با استفاده از منشی پیامکی، کسب‌وکارها می‌توانند حجم تماس‌ها و پیام‌های تکراری را کاهش دهند. به عنوان مثال، اگر مشتریان سوالات متداولی مانند ساعت کاری یا آدرس داشته باشند، این ابزار به طور خودکار پاسخ را ارسال می‌کند و نیاز به پاسخگویی دستی را از بین می‌برد.

کاربردهای اصلی منشی پیامکی در کسب‌وکارها

منشی پیامکی می‌تواند به عنوان اولین خط پشتیبانی عمل کند و به سؤالات متداول مشتریان پاسخ دهد. این امر باعث کاهش حجم تماس‌ها و پیام‌های دریافتی توسط تیم پشتیبانی می‌شود. مثلاً در صورت جابه‌جایی لوکیشن کسب‌وکار خود، برای فرستادن آدرس جدید می‌توانید از منشی استفاده کنید، یا ساعت و محل برگزاری رویدادها و… را به این طریق به مشتریان خود ارسال کنید. اما کدام کسب‌وکارها می‌توانند از این ابزار پاسخ خودکار پیامک استفاده کنند؟

1. کلینیک‌ها و مراکز درمانی

یک کلینیک پزشکی می‌تواند برای کاهش تماس‌های تکراری و آزاد کردن زمان پرسنل برای کارهای مهم‌تر مانند رسیدگی به بیماران از منشی پیامکی برای پاسخ به سوالات رایج مانند ساعت کاری، آدرس، یا خدمات ارائه‌شده استفاده کند.

2. رستوران‌ها و کافه‌ها

یک رستوران می‌تواند از سیستم پاسخگوی خودکار پیامکی برای جذب مشتریان با اطلاع‌رسانی سریع دربارۀ ساعت کاری، منوی روز، یا رویدادهای ویژه مانند ایونت‌های موسیقی زنده استفاده کند.

3. فروشگاه‌ها

یک فروشگاه می‌تواند برای افزایش فروش با اطلاع‌رسانی سریع و جذب مشتریان به رویدادها از منشی پیامکی برای اطلاع‌رسانی درباره کالکشن جدید، حراج‌ها، یا رویدادهای ویژه مانند رونمایی از محصولات جدید استفاده کند.

4. شرکت‌های خدمات اینترنتی یا مخابراتی

یک شرکت خدمات اینترنتی می‌تواند از پاسخگوی خودکار پیامکی برای کاهش حجم تماس‌های پشتیبانی و بهبود تجربه مشتریان جهت پاسخ به سوالات رایج مانند قطعی اینترنت، راه‌اندازی سرویس جدید، یا پرداخت قبوض استفاده کند.

5. آموزشگاه‌ها و موسسات آموزشی

یک موسسۀ آموزشی می‌تواند از پاسخگوی خودکار پیامک برای تسهیل فرآیند ثبت‌نام و اطلاع‌رسانی به دانشجویان دربارۀ زمان شروع دوره‌ها، شرایط ثبت‌نام یا تغییرات برنامه استفاده کند.

7. سالن‌های زیبایی و آرایشگاه‌ها

یک سالن زیبایی می‌تواند از پاسخگوی خودکار پیامک برای اطلاع‌رسانی درباره ساعت کاری، خدمات یا تخفیف‌های ویژه استفاده کند.

به طور کلی، هر کسب‌وکاری که بخواهد به صورت خودکار و به آسانی، یک پیامک ثابت را در بازۀ زمانی مورد نظر خود برای مشتریان ارسال کند، می‌تواند از قابلیت منشی پیامکی برای پاسخ خودکار پیامک استفاده کند.

جمع‌بندی

منشی پیامکی به عنوان یک ابزار قدرتمند و کاربردی، به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا به صورت خودکار و فوری به پیام‌های مشتریان پاسخ دهند. این سیستم نه تنها ارتباطات با مشتریان را بهبود می‌بخشد، بلکه با کاهش حجم تماس‌ها و پیام‌های تکراری، در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند. از کلینیک‌ها و رستوران‌ها گرفته تا فروشگاه‌ها و شرکت‌های خدمات اینترنتی، منشی پیامکی می‌تواند در بهبود تجربۀ مشتریان و افزایش بهره‌وری تیم‌ها نقش مؤثری ایفا کند.

اگر به دنبال بهبود ارتباطات و ارتقای خدمات خود هستید، همین حالا خرید پنل پیامکی مناسب کسب‌وکار خود را انجام دهید و با پاسخگوی خودکار پیامک را راه‌اندازی کنید! برای دریافت مشاوره از کارشناسان ملی پیامک، با شمارۀ 02163404 داخلی 1 تماس بگیرید.