شما قرار است پیامک‌هایی را دائما برای مشتریان خود ارسال کنید، اگر نتوانید مشتریان خود را دسته بندی کنید و اطلاعات شخصی آنها را به صورت آرشیو داشته باشید، همه چیز درهم و به‌هم‌ریخته می‌شود. بنابرین یکی از مهم‌ترین امکانات یک سامانه پیامکی دفترچه تلفن است. در این راهنما، تمام آن چیزی را که برای آشنایی و استفاده از این ابزار لازم است، به شما آموزش خواهیم داد.
دفترچه تلفن چیست؟
درست همانند دفترچه تلفن شخصی شما که می‌تواند کاغذی باشد یا همان بخش phonebook موبایل شما، قابلیتی مشابه هم در پنل ملی پیامک وجود دارد. اما امکانات خیلی گسترده‌تری از دفترچه تلفن‌های شخصی شما دارد و دقیقا مناسب شرکت‌ها و کسب‌وکارهاست. چند نمونه از این کاربردها:
- این امکان به شما اجازه می‌دهد به تعداد نامحدودی گروه شماره ایجاد کنید و آنها را دسته بندی کنید.
- می‌توانید توضیحات اضافه‌تری از قبیل ایمیل شخصی، تاریخ تولد یا هر اطلاعات تکمیلی دیگری را به دفترچه تلفن خود اضافه کنید. کم‌کم آرشیوی از اطلاعات شخصی مشتریان خود خواهید داشت که در ادامه خواهید دید چه کمکی به کسب‌وکار شما می‌کند.
- شما در کمترین زمان ممکن می‌توانید حجم بالایی از شماره تماس‌ها و اطلاعات شخصی کاربرانتان را بسازید.
کاربردهای مختلف دفترچه تلفن
دفترچه تلفن برای شما کاربردهای زیادی دارد. در ادامه به دو کاربرد مهم و اساسی دفترچه تلفن اشاره می‌کنم.
مخاطبین خود را دسته‌بندی می‌کنید
شاید برایتان جالب باشد بدانید ۴۰% از درآمد ماهانه شما از مشتریان دائم شما تامین می‌شود. تعامل راه حفظ مشتریان دائم شماست. اس‌ام‌اس یکی از بهترین راه‌های تعامل است. اما پیش از ارسال پیامک لازم است که شما مشتریان خود را دسته‌بندی کنید و متناسب با هر دسته پیامک ارسال کنید. دفترچه تلفن دقیقا همینجا قرار است به کمک شما بیاید. برای دسته‌بندی مشتریان خود شما دو راه وجود دارد:
- به صورت دستی شماره‌ها را وارد کنید، آنها را دسته‌بندی کنید و متناسب هر دسته برایشان پیامک ارسال کنید. مثلا در یک فروشگاه لباس می‌تواند اینگونه باشد: "مشتریانی که یکبار از شما خرید کرده‌اند"، "مشتریانی که همیشه خرید می‌کنند" و "مشتریانی که هنوز خرید نکرده‌اند"
- از امکان خبرنامۀ پیامکی استفاده کنید. به این معنا که می‌توانید از مشتریان خود بخواهید با ارسال یک کد (مثلا عدد ۱) در خبرنامۀ پیامکی شما عضو شوند و همیشه پیامک‌های شما را دریافت کنند. اگر بخواهید به این طریق مشتریان خود را به دفترچه تلفن اضافه کنید دو راه دارید:
امکان اضافه به لیست: با تنظیمات این گزینه، دیگران با ارسال یک پیامک می‌توانند شماره‌تلفن خود را به همراه اسم و فامیل در دفترچه تلفن شما ثبت کنند. این امکان به صورت مفصل در راهنما بخش اضافه به لیست شرح داده شده است.
ماژول تحلیلگر: ماژول تحلیلگر به شما این امکان را می‌دهد که برای مشتریان خود یک کد یا کلیدواژه مشخص ارسال کنید و آنها در پاسخ برای شما پیامک ارسال کنند. شما می‌توانید تمام مشتریانی که کلیدواژه مورد نظر را برای شما ارسال کرده‌اند را با استفاده از گزینه "گروه مخاطبین" به دفترچه تلفن خود اضافه کنید. این امکان به طور کامل در راهنما بخش ماژول تحلیلگر توضیح داده شده است.
اطلاعات شخصی مشتریان خود را آرشیو کنید
دفترچه تلفن به شما اجازه می‌دهد اطلاعات مشتریان خود را آرشیو کنید و هر زمان که لازم است به آنها دسترسی پیدا کنید. اطلاعاتی مانند ایمیل مشتریان، اکانت‌های متفاوت آنها در شبکه‌های اجتماعی، تاریخ تولد مشتریانتان یا اعتبار بیمۀ آنها. با فرستادن یک تبریک در روز تولد مشتریان همیشگی آنها را خوشحال کنید و به آنها نشان بدهید که چقدر برای شما ارزش دارند.
آموزش استفاده از امکان دفترچه تلفن
برای یادگیری نحوه استفاده از دفترچه تلفن، کافی است قدم به قدم آموزش ما را دنبال کنید.
برای شروع ابتدا به قسمت امکانات بروید و روی گزینه دفترچه تلفن کلیک کنید.
پس از انتخاب دفترچه تلفن پنجره‌ای به شکل زیر برای شما باز می‌شود. در این قسمت چهار گزینۀ اصلی شامل مدیریت گروه‌ها، درج مخاطب جدید، افزودن از فایل و افزودن سریع وجود دارد. در ادامه تک تک این گزینه‌ها را به ترتیب برای شما توضیح خواهم داد.
-
-
مدیریت گروه‌ها
با کلیک بر روی مدیریت گروه‌ها یک صفحۀ جدید برای شما ایجاد می‌شود. در این قسمت ترتیب زیر می‌توانید عمل کنید.
I: در این قسمت یک نام مناسب برای گروه خود انتخاب کنید. حتماً در این قسمت اسمی را وارد کنید که بعدها به راحتی بتوانید این گروه را پیدا کنید.II: اگر گروه شما به توضیحات تکمیلی نیازمند است می‌توانید از این گزینه استفاده کنید، اما پر کردن این قسمت الزامی نیست.
III: شما در سامانه ملی پیامک این امکان را دارید که برای خود زیرکاربرانی تعریف کنید و به آنها دسترسی بدهید، با فعال کردن این گزینه می‌توانید دسترسی دفترچه تلفن را به زیرکاربرانتان بدهید.
پس از زدن گزینه ثبت ، گروه ایجاد شده در همان صفحه به وجود خواهد آمد .
-
-
درج مخاطب جدید
در صورتی که می‌خواهید مخاطبین خود را یک‌به‌یک و به صورت دستی وارد سامانه خود بکنید می‌توانید از گزینه درج مخاطب جدید استفاده کنید. با کلیک بروی این گزینه پنجره‌ای به فرم زیر برای شما باز می‌شود.
در این بخش تنها پر کردن فیلد شماره موبایل ضروری می باشد و پر کردن الباقی قسمت ها اختیاری است.به این نکته حتما دقت کنید که شماره موبایل بدون صفر وارد شود.قبل از ثبت شماره تنظیمات نهایی از قبیل درج شمارۀ تکراری و ... را بررسی کنید و سپس گزینۀ ثبت را انتخاب کنید.
-
افزودن از فایل
گاهی پیش می‌آید که زمان شما اندک است و شما قرار است تعداد زیادی از شمارۀ مشتریانتان را به همراه مشخصات آنها وارد دفترچه تلفن بکنید که بعدا از این مشخصات بتوانید استفاده کنید. (مثلا همین تبریک تولد که بالاتر گفتم) در این حالت می‌توانید از گزینۀ "افزودن از فایل" استفاده کنید. پس از انتخاب "افزودن از فایل" پنجره‌ای برای شما باز می‌شود که یک فایل نمونه اکسل با رنگ قرمز مشخص شده است. ابتدا فایل نمونه را دانلود کنید و پس از آن شماره‌های خود را در این فایل اکسل کپی کنید.
دقت نمایید که حتما از همین فایل اکسل که به عنوان نمونه بارگذاری شده استفاده کنید و فایل اکسل دیگری بارگزاری نکنید. در صورتی که به اطلاعات یک ستون نیاز ندارید می‌توانید ستون را خالی بگذارید، اما هیچ ستونی را حذف نکنید.سپس فایل آماده شده را در قسمت فایل اکسل مخاطبین بارگزاری نمایید.
I : از این قسمت می‌توانید انتخاب کنید که شماره تلفن‌های مورد نظر شما در کدام گروه اضافه شوند.
II : از این قسمت فایل اکسل مورد نظر خود را بارگزاری کنید. سپس دو گزینه انتهایی را نیز در صورت تمایل انتخاب کنید و در نهایت کلید تایید را بزنید.
-
افزودن سریع
زمانی که شما صرفا به شماره تلفن مشتریان خود نیاز دارید و هیچ اطلاعات شخصی از آنها مورد نیاز شما نیست می‌توانید از افزودن سریع استفاده کنید. این امکان به شما این قابلیت را می‌دهد که در زمانی اندک تعداد زیادی شماره را به دفتر تلفن خود اضافه کنید.
I: از این قسمت می‌توانید انتخاب کنید شماره‌های شما به کدام گروه اضافه شوند.
II: از این قسمت به دو روش انتخاب از فایل اکسل یا افزودن به صورت دستی می‌توانید شماره‌های خود را اضافه کنید.
برای استفاده از فایل اکسل دقیقا به همان صورتی که در قسمت افزودن از فایل گفتیم شماره‌های خود را اضافه کنید.دقت داشته باشید که در این قسمت هم شماره‌های خود را بدون صفر وارد کنید.
چگونه یک مخاطب را در دفترچه تلفن خود پیدا کنیم؟
برای جست‌وجوی مخاطبین خود شما دو راه دارید:
- جست‌وجوی ساده
- جست‌وجوی پیشرفته
I: از این قسمت برای جست‌وجوی ساده استفاده می‌شود. روش کار به این صورت است که ابتدا در قسمت کلیدواژه نام مخاطب مورد نظر را تایپ می‌کنید و سپس گروه مورد نظر را انتخاب می‌کنید. (اگر گروه او را نمی‌دانید می‌توانید هیچ گروهی را انتخاب نکنید تا مخاطب مورد نظر شما در تمام گروه‌ها جستجو شود.)
II: این قسمت مخصوص جستجوی پیشرفته است. در این قسمت می‌توانید با تعیین کردن مشخصاتی مانند جنسیت و استان و .. جستجوی خود را انجام دهید
در نهایت تمام شماره‌هایی که ذخیره کرده‌اید را از این قسمت می‌توانید ببینید.
I: مناسبت‌ها: در این قسمت می‌توانید برای ثبت هرگونه مناسبتی مثل تاریخ تولد، تاریخ سررسید چک، اعتباربیمه و ... استفاده نمایید.
هنگامی که مناسبت مورد نظر را برای کاربر مورد نظر فعال کردید، می‌توانید با استفاده از ماژول پیامک مناسبت از این اطلاعات استفاده کنید و در مناسبت مورد نظر برای کاربرانتان پیامک ارسال کنید.
با کلیک بر روی مناسبت مورد نظر امکان حذف یا ویرایش آن نیز وجود دارد.
II: تغییر اعتبار: شما می توانید از این طریق به مخاطبین دفترچه تلفن اعتبار داده و بابت پیامک هایی که با توجه به تنظیمات صورت گرفته از ماژولی مانند پیامک اعتباری برای مخاطبین ارسال می شود، از این اعتبار کاسته شود. بنابراین این قبیل پیامک ها تا زمانی برای مخاطبین ارسال خواهند شد که اعتبار داشته باشند. این اعتبار، اعتباری مجازی بوده و به هر میزان قابل تغییر می باشد.
III: ویرایش: در هر سطر با انتخاب گزینه "ویرایش" می توان اطلاعات مخاطب مربوط را ویرایش نمود.
>IV: حذف: از این قسمت می‌توانید مخاطبان خود را حذف کنید.
۱- ارسال پیامک:
از این قسمت می‌توانید به راحتی برای مخاطبین خود پیامک ارسال کنید. کافی است مخاطب (مخاطبان) لازم را انتخاب کنید و بر روی این گزینه کلیک کنید. سپس به صفحۀ ارسال پیامک هدایت می‌شوید.
۲- ارسال هوشمند:
از این قسمت می‌تواند پیامک‌هایی را برای شخص کاربران خود ارسال کنید. این به چه معناست؟ این گزینه به شما این امکان را می‌دهد که نام و نام خانوادگی مخاطب خود را در متن پیامک خود لحاظ کنید.
در این قسمت نمی‌توانید تنها مخاطبین خاصی را از یک گروه انتخاب کنید و برایشان پیامک ارسال کنید. با انتخاب این گزینه تمامی مخاطبان آن گروه انتخاب می‌شوند.
۳-خروجی اکسل:
با انتخاب این گزینه یک فایل اکسل از تمام مخاطبان دفترچه تلفن به شما ارائه می‌شود.
۴-حذف
با کلیک بر روی "حذف"، مخاطبین انتخابی حذف خواهند شد.
۵-چاپ
برای پرینت اطلاعات مخاطبین می توان بر روی گزینه "چاپ" کلیک نمود.
۶- تولید فرم عضویت
این گزینه زمانی به کار شما می‌آید که قرار است فرم عضویت پیامکی
با کلیک بر روی "تولید فرم عضویت"، شما می‌تواند در وبسایت خود یک فرم عضویت در خبرنامه قرار دهید؛ به این صورت که افراد با پر کردن مشخصاتی که شما از آنها می‌خواهید و ارسال یک کلمه کلیدی می‌توانند در خبرنامه پیامکی شما عضو شوند و با انتخاب این گزینه به لیست شماره‌های دفترچه تلفن شما اضافه شوند. برای اینکه با این قابلیت بیشتر آشنا شوید به توضیحات من روی تصویر دقت کنید. پس از کلیک بر روی تولید فرم عضویت صفحه‌ای به فرم زیر برای شما باز می‌شود.
۱- از این قسمت انتخاب می‌کنید که کسانی که مشترکین خبرنامۀ شما به کدام گروه اضافه شوند.
۲- در این قسمت متن کلمه مورد نظر خود را انتخاب می‌کنید و یک عنوان برای فرم خود انتخاب می‌کنید. دقت کنید که این عنوان صرفا برای نظم دادن به کار خود شماست و جایی ثبت نمی‌شود.
۳- از این قسمت انتخاب می‌کنید که در صورتی که کسی به اشتراک پیامکی شما پیوست، چه پیامکی برای شما ارسال شود.
۴- از این قسمت انتخاب می‌کنید که در صورت عضویت در خبرنامۀ شما چه پیامکی برای کاربر ارسال شود. اگر قرار نیست پیامکی برای او ارسال شود می‌توانید این قسمت را خالی بگذارید.
در نهایت با کلیک بر روی ثبت کد، یک کد از طرف سامانه برای شما ارسال خواهد شد که این کد را باید در کدهای html سایت یا وبلاگ خود کپی کنید.
-افزایش اعتبار
با کلیک بر روی این گزینه در انتهای جدول، می توانید اعتبار گروه یا گروه های انتخابی خود را به میزانی که در کادر می توانید مشخص کنید، افزایش یا کاهش دهید.